8 saker att tänka på vid svåra samtal

Att som chef ta tag i misskötsel eller oönskat beteende hos anställda är sällan roligt. De flesta ledare oroar sig inför sådana här samtal, men de måste ändå göras och då är det viktigt att vara så väl förberedd som möjligt.
Här kommer en lista på saker som är bra att göra inför, under och efter ett svårt samtal

1. Vänta inte!

“Var tydlig, tidigt”, är ett talesätt som är bra att påminna sig om. Det är nämligen lätt att skjuta på den här typen av samtal och tänka att ”det blir säkert bättre”, ”jag tar det i nästa vecka” och ”det kanske löser sig”. Detta är mänskligt, men försök att inte göra det misstaget! Ta tag i sakerna direkt , innan det hinner gå för lång tid. Det är bäst för alla.​

2. Sammanställ ett tydligt faktaunderlag

Förberedelser är A och O. Låt inte samtalet handla om vad ni tycker. Ha konkreta exempel på till exempel ett beteende som inte är ok, eller på vilket sätt du inte tycker medarbetaren når upp till det förväntade resultatet. Räkna med motargument, så ju tydligare och mer obestridbara uppgifter du har, desto bättre.

3. Presentera detta vid ett samtal där du aktivt lyssnar, ställer och svarar på frågor

Kom ihåg, att även om du är säker på vad du vill ha ut av samtalet så är det just ett samtal, och inte en delgivning. Lyssna, ställ frågor, kontrollera att du har förstått vad den andre menar och vice versa.

4. Var förberedd på att samtalet kan bli rejält jobbigt – avvik inte från ditt beslut

Det är utmanande att hantera de känslor som dyker upp i ett sådant här samtal. Medarbetaren kan bli arg, börja gråta, eller på andra sätt visa starka känslor. Du kommer tycka detta är obehagligt. Men försök hålla fokus på att detta är något du gör i din professionella roll. Det innebär inte att du inte ska kunna visa empati. Men att börja vika från dina beslut och ståndpunkter blir fel.

5. Ibland behövs flera samtal för att reflektion och bearbetning ska vara möjlig

Räkna inte med att det här löser sig efter bara ett samtal. Utan lägg upp en plan för att ni ska ta nya möten och återkoppla. Se även punkt 7.​

6. Be medarbetaren om förslag på lösningar

Ofta sitter medarbetaren själv med bra idéer om hur problem kan lösas. Lyssna på dessa och överväg att testa, motivationen för att lösa problemen efter eget huvud kommer att vara mycket större än om du kommer med dina förslag på lösningar.

7. Gör upp en konkret handlingsplan

Kom överens om vad som ska göras, när det ska göras och när ni ska stämma av. Se sedan till att hålla er till den här planen. Det är lätt gjort att släppa taget lite efter att det första svåra samtalet är undangjort.

8. Sammanfatta och stäm av att ni är överens

Avsluta mötet med att gå igenom det ni har talat om och få accept på att du och medarbetaren är överens om vad ni kommit fram till.

Lär dig mer om att hantera svåra samtal med personalen på våra kurser Så hanterar du svåra samtal med personalen, Lär dig hantera svåra personalfrågor och Att leda andra utan att vara chef

Här berättar kursledaren Emelie Allansson om kursen Så hanterar du svåra samtal med personalen

Väntelista Vi informerar dig om denna kursen får lediga platser