8 saker att tänka på vid svåra samtal
Att som chef ta tag i misskötsel eller oönskat beteende hos anställda är sällan roligt. De flesta ledare oroar sig inför sådana här samtal, men de måste ändå göras och då är det viktigt att vara så väl förberedd som möjligt.
Här kommer en lista på saker som är bra att göra inför, under och efter ett svårt samtal.
1. Vänta inte!
”Var tydlig, tidigt”, är ett talesätt som är bra att påminna sig om. Det är nämligen lätt att skjuta på den här typen av samtal och tänka att ”det blir säkert bättre”, ”jag tar det i nästa vecka” och ”det kanske löser sig”. Detta är mänskligt, men försök att inte göra det misstaget! Ta tag i sakerna direkt , innan det hinner gå för lång tid. Det är bäst för alla.
2. Sammanställ ett tydligt faktaunderlag
Förberedelser är A och O. Låt inte samtalet handla om vad ni tycker. Ha konkreta exempel på till exempel ett beteende som inte är ok, eller på vilket sätt du inte tycker medarbetaren når upp till det förväntade resultatet. Räkna med motargument, så ju tydligare och mer obestridbara uppgifter du har, desto bättre.
3. Presentera detta vid ett samtal där du aktivt lyssnar, ställer och svarar på frågor
Kom ihåg, att även om du är säker på vad du vill ha ut av samtalet så är det just ett samtal, och inte en delgivning. Lyssna, ställ frågor, kontrollera att du har förstått vad den andre menar och vice versa.
4. Var förberedd på att samtalet kan bli rejält jobbigt – avvik inte från ditt beslut
Det är utmanande att hantera de känslor som dyker upp i ett sådant här samtal. Medarbetaren kan bli arg, börja gråta, eller på andra sätt visa starka känslor. Du kommer tycka detta är obehagligt. Men försök hålla fokus på att detta är något du gör i din professionella roll. Det innebär inte att du inte ska kunna visa empati. Men att börja vika från dina beslut och ståndpunkter blir fel.
5. Ibland behövs flera samtal för att reflektion och bearbetning ska vara möjlig
Räkna inte med att det här löser sig efter bara ett samtal. Utan lägg upp en plan för att ni ska ta nya möten och återkoppla. Se även punkt 7.
6. Be medarbetaren om förslag på lösningar
Ofta sitter medarbetaren själv med bra idéer om hur problem kan lösas. Lyssna på dessa och överväg att testa, motivationen för att lösa problemen efter eget huvud kommer att vara mycket större än om du kommer med dina förslag på lösningar.
7. Gör upp en konkret handlingsplan
Kom överens om vad som ska göras, när det ska göras och när ni ska stämma av. Se sedan till att hålla er till den här planen. Det är lätt gjort att släppa taget lite efter att det första svåra samtalet är undangjort.
8. Sammanfatta och stäm av att ni är överens
Avsluta mötet med att gå igenom det ni har talat om och få accept på att du och medarbetaren är överens om vad ni kommit fram till.
Lär dig mer om att hantera svåra samtal med personalen på våra kurser Så hanterar du besvärliga medarbetare, Lär dig hantera svåra personalfrågor och Att leda andra utan att vara chef
Här berättar kursledaren Malin Ander om kursen Så hanterar du besvärliga medarbetare
BLI EN BÄTTRE LEDARE MED LILLA LEDARSKAPSSKOLAN!
Anmäl dig till vår kurs för att lära dig fem bra grunder inom ledarskap – helt gratis! Du får under kursen lära dig tips och tricks och metoder för att bli en bättre ledare. Dessutom får du övningar efter varje lektion som hjälper dig reflektera över ditt ledarskap och hur du kan bli en bättre ledare.
Det enda du behöver göra är att ge oss din e-post adress och så kommer vi att skicka dig alla 5 lektionerna via mail.
