På vår kurs Lyckas i VD-rollen utgår kursledaren Marcus Meijerbom från sin egen erfarenhet både från när han själv var VD och sådant han stöter på i sin nuvarande roll där han hjälper företag att få struktur på sin verksamhet.
I det här caset, som används under kursen, får du ett exempel på ett företag där inte mycket går som det ska. Men även om man kan skratta åt vissa delar, så känner du kanske igen dig i andra. Eller?
Vi tycker i alla fall att det här praktikfallet speglar kursen på ett bra sätt. Den tar upp faktiska problem och utmaningar ur verkligheten, så hela utbildningen blir väldigt hands-on. Och den gör det med glimten i ögat, så att det känns både lustfyllt och givande att gå den.
Praktikfallet: Hjälp Bill & Bull BYGG
Inledning och förutsättningar
Observera att case 1 innehåller en hel del överdrifter. Så här illa är det troligen inte på något företag, men små brottstycken kan finnas här och där.
Du (och dina gruppmedlemmar på kursen) har tagit på dig/er rollen som företagsrådgivare till bolaget beskrivet nedan. Bolaget är ett företag i byggsektorn och har 20 anställda. Din/er uppgift som rådgivare är att lämna goda råd till såväl Ägare som VD på detta bolaget. Med hjälp av de kunskaper du/ni får genom kursen kommer vi då och då att titta tillbaka på casen nedan och din/er uppgift kommer at bli att fundera på om det finns något ni nyligen har lärt er som kan omvandlas till goda råd till ägare eller VD.
Du har fått i uppdrag att bli företagsrådgivare
Vi antar till att börja med att du har fått uppdraget som företagsrådgivare på Bill & Bull Bygg och det är nu din första dag på uppdraget. Tanken var att du skulle få en bra introduktion, men tyvärr har det, kanske lite typiskt, ”dykt upp en grej”. VDn måste rusa iväg och lösa detta. Du använder därför tiden till att bekanta dig med övriga på kontoret.
Ditt första intryck att uppgifterna som de gör verkar lite spretiga. Man hugger i där det behövs. Du frågar efter senaste balans- och resultaträkning och får också dessa. Du tittar in i bokföringen. Allt ser bra ut för tillfället och pengar finns på kontot, så det är ingen överhängande fara för likviditeten. Du har skaffat dig lite arbetsro alltså.
VDn (Niklas) kommer tillbaka och berättar lite om verksamheten. Du sammanfattar det så här:
Ägaren till bolaget (Lena) arbetar inte längre i bolaget och är en ganska passiv ägare. Så länge bolaget går med lite vinst sitter hon nöjd. Lena har ärvt bolaget av sin far Bill som också var tidigare VD och som grundade bolaget för 35 år sedan. Lena har ägt bolaget i 4 år nu. Någon styrelse i bolaget finns egentligen inte i en praktisk mening. På pappret är det Lena och hennes bästa kompis (hårfrisörskan Ulla) och Lenas man (polisen Bengt) som är med i styrelsen. Men det hålls aldrig några styrelsemöten mellan årsmötena med revisorn. På årsmötena är det enda verkliga beslutet om det ska tas ut någon utdelning eller ej. Niklas själv var företagets bäste arbetsledare och har arbetat i sin position i 4 år.
Hur vet du vad ditt uppdrag består i frågar du. ”Se till att alla gubbarna jobbar och att bolaget tjänar pengar, säger Niklas. Så har det alltid vart här så uppdraget är glasklart tycker jag.”
Har vare sig ledningsgrupp eller affärssystem
Du har fått reda på att företaget har tillväxtpotential. Potentialen i marknaden finns definitivt där.
Du frågar efter senaste ledningsgruppsprotokollet, men något sådant finns inte. Företaget har egentligen ingen ledningsgrupp. Faktiskt är det sällan som det hålls möten över huvud taget i bolaget om det inte är föranlett av ett akut problem.
Företaget har inget direkt affärssystem, men ett bra bokföringssystem. Något egentligt system för ritningar och beräkningar med mera finns inte heller i bruk, men fältpersonalen har ändå tillgång till mappar i mobilen där viktiga dokument laddas upp. Företaget har investerat i några system på resans gång, men de har snabbt ratats i praktiken då det inte finns någon som har tid att sätta sig in i hur de fungerar och de upplevs bara som krångliga tidstjuvar. Offerter lämnas av VD som även har en sälj- och projektroll. Projekten går oftast bra, men heller inte alltid. Det är lite oklart vilka projekt som gått bra och vilka som går mindre bra för det sker inte riktigt någon förkalkyl och heller efterkalkyl på projekten. Det sker heller ingen direkt kunskapsåtervinning mellan projekten. Många av besluten, även i offertsammanhang, går på känsla och erfarenhet. Det är bara Niklas som lämnar offerter.
Företaget har ett gott rykte på marknaden och anses ha bra personal. Många av dem har varit anställda i många år och närmar sig nu pensionsåldern. Företaget har bara 3 egentliga kunder. Tre större byggjättar. Företaget arbetar då som underleverantör till dessa i större entreprenader.
Företaget har för få personer i fält och för få arbetsledare för tillfället, men det är svårt att rekrytera bra folk. Detta är en flaskhals som gör att förtaget inte kan växa ytterligare och har fått tacka nej till jobb på sista tiden.
Företaget vinner oftast de affärer de offererar på. Detta trots att företaget inte marknadsför sig alls utan enbart säljer enligt ”mun mot mun metoden”. Personalen är såvitt VD vet ganska nöjd och så även kunderna. Ibland uppvisar kunder missnöje under projektets gång, men det är mest förhandlingstaktik för att slippa extra kostnader säger Niklas.
Hur står det till med kundnöjdheten frågar du.
Niklas: ”Efter avslutade projekt är kunderna i stort sett oftast nöjda. Det är ju inte så att man blir uppvaktad med glass och ballonger efter ett genomfört projekt, men så funkar inte denna branschen.”
Du pratar lite med personalen på företaget. Personalen tycker att det saknas struktur kring det mesta. Oklart vem som egentligen ska göra vad i bolaget. Det finns inga riktlinjer i personalfrågor och arbetsmiljöfrågor säger de.
Niklas tycker också att det har varit lite tjafsigt emellanåt då personalen tagit upp hans tid med småsaker som inte är relaterade till den egentliga verksamheten, såsom upplevda orättvisor kring förmåner och tjänstebilar.
Det har hänt en olycka
Så var det ju det här med arbetsplatsolyckan också. En av medarbetarna ramlade ner från en ställning för en månad sedan. Hjärnskakning och hemma i någon vecka, men nu tillbaka på jobbet. ”Han är inte ett dugg dummare nu än han var innan olyckan” tycker Niklas, så från hans perspektiv är problemet ur världen. Men igår kom ett brev från Arbetsmiljöverket som säger att de ska komma på inspektion om en månad. ”Dom får gärna komma hit om dom vill, men jag fattar inte vad dom ska hit och göra” säger han. ”Det är ju första olyckan på tre år vi har haft.”
Även dina egna efterforskningar visar att det inte är så mycket som är reglerat och dokumenterat i bolaget. Personalhandbok finns inte och det finns ingen direkt struktur kring systematiskt arbetsmiljöarbete, medarbetarsamtal etc. Sunt förnuft hos var och en är också det som förväntas styra personalens beslut i vardagen.
Du har vid det här laget förstått är företaget och dess personal väldigt händelsestyrda. När något dyker upp agerar man på detta. Här och nu.
Niklas säger: ”För tre månader sedan hade vi en kund som inte betalade som de skulle. Då var det kris. Vi hade missat att skriva betalningstid på fakturan och de utnyttjade det stenhårt. Dom ringde upp och sa att de skulle köra 90 dagar på den, trots att alla vet att det är 30 dagar som gäller i vår bransch. Så en dag när vi skulle betala ut lönerna fanns inte en spänn på kontot. Vi hade tur, för Lena lånade ut av sina privata medel. Annars hade vi nog kånkat!”
Har svårt att få tag i ”bra folk”
Du frågar vilka fler utmaningar som Niklas ser i verksamheten?
”Personalen på byggena är bra” säger Niklas. ”Problemet är väl egentligen att det inte går att få tag i mer bra folk. Gubbarna är väl sammansvetsade. Anders är vår ideal-gubbe därute. När vi anställer brukar vi tänka: Är den här gubben som Anders? I våra annonser beskriver vi Anders och alla som känner igen sig i honom är välkomna att söka jobb hos oss. Men nu senast har vi bara fått ansökningar från folk som visserligen tycks kunna jobbet, men som inte direkt är några kopior på Anders om man säger så. Så dom har vi släppt. Man har ju en arbetsmiljö att tänka på också.”
”Sen är väl ett problem att gubbarna inte kan tänka själva emellanåt. När man som jag har 20 gubbar som man chefar över kan man ju bli tokig på folk som inte kan tänka själva som inte klarar att ta egna initiativ. Häromdan ringde en kille därute mig för att han hade backat in i en betonggris med våran bil. Hur ska jag göra nu sa han. Jag fick svara: Det är skitenkelt Göran. Lös problemet!
Dan efter lämnade en annan gubbe in ett kvitto på arbetshandskar för 290 spänn. För ett par arbetshandskar! Kostar ju 14:90 på Jula. Hur tänker man då undrar man ju. Sånt får jag lägga en massa tid på.”
Ingen semester för några i personalen
Du får reda på att företaget har en hög personalomsättning. Personalen stannar i genomsnitt 3,5 år i företaget.
”Ett annat problem är att vi har för få tjänstebilar. Men vi ska köpa tre nya snart. Min brorsa säljer Toyota så jag brukar få bra rabatt hos honom. Spar tid att slippa leta runt också.”
”Våra projekt går ofta ganska bra, men hade gått bättre om gubbarna tänkte lite mer själva också. Projekten skiljer dig från fall till fall, men kan man bygg så ska man väl inte behöva tala om för dem hur saker och ting ska utföras. På ett bygge för länge sedan hade vi ett arbetslag som hade satt fast alla stommar med 12-bultar. Det upptäckte besiktningsmannen när taket redan var lagt. Det var bara att riva och börja om. Alla vet väl att det måste vara minst 16-bultar på stålstommar? Fick ge dom en skriftlig varning och så fick de göra om alltihop själva. Två av gubbar skulle haft semester veckan efter, men jag sa till dom att de kunde stryka den. Nu var det ”gör om gör rätt” som gällde!”
Du tittar in i de senaste 5 årens resultaträkning. Så här ser de ut:
År
Omsättning
Rörelseresultat
2022
20,1 miljoner
322.000
2021
19,7 miljoner
418.000
2020
21,1 miljoner
612.000
2019
18,3 miljoner
805.000
2018
18,1 miljoner
850.000
Uppgifter efter Lektion 1-3
Utifrån perspektivet Lagar och regler: Ringa in stycken i texten där du misstänker att företaget i sitt agerande bryter mot lagar och regler och bonuspoäng om du/ni kan komma fram till vilken lag (i rubrikform) som är tillämplig.
Nämn några viktiga arbetsuppgifter i VDs löpande arbetsuppgifter som inte genomförs av VD Niklas.
Givet att situationen är som beskriven i texten ovan:
Vilka råd skulle du/ni du lämna till ägaren Lena utifrån vad du lärt dig hittills i kursen?
Uppgift efter Lektion 4:
Inledning:
Du sitter ner med Lena och hjälper henne att formulera en vision.
Lenas vision är att behålla företaget och hon avser att engagera sig mer som ägare än hon gjort hittills. Företaget ska vara en mycket god arbetsgivare. Personalen ska vara kvar i företaget i minst 7 år i genomsnitt. Kundstocken ska breddas till minst 10 kunder och kundnöjdheten ska följas upp i enkäter. De ska vara så nöjda att 80% av dessa kan rekommendera Bull & Bull till andra potentiell kunder. Företaget ska ha effektiva processer och rutiner och med god marginal uppfylla de lagar och regler som omgärdar branschen.
Företaget ska ha en tillväxt med 15% om året de närmsta 5 åren och kunna leverera ett rörelseresultat om 10% om året.
Uppgift:
Läs igenom Nuläget ovan.
Analysera gapet mellan Lenas vision och nuläget genom att formulera 3 punkter under de 4 rubrikerna Styrkor, Svagheter, Hot och Möjligheter.
Koppla därefter minst en (men gärna fler) konkreta åtgärder kopplad till varje rubrik, som ska tas med i bolagets affärsplan.
Uppgift efter Lektion 5
I Bilaga 1 (excel) finns en lista på uppgifter som görs eller borde göras i bolaget. (Observera att listan ej är fullständig.)
(Bilagan kommer skickas ut till dig som deltar på kursen).
Gruppera dessa logiskt genom namnge funktioner i bolaget (i kolumn B) som ska utföra uppgiften och sortera listan när du/i är klara.
Om tid medges, gruppera de funktionerna du har använt i ett organisationsschema.
Uppgift efter Lektion 6
Reflektionsfrågor:
Vilka fördelar finns med att ha en bra ledningsgrupp för VD?
Varför är det bra att ha en beslutslogg?
Vad finns det för fördelar med ett årshjul?
Kan du/ni ge exempel på frågor som hör hemma i ett ledningsgruppsforum?
Kan du/ni ge exempel på frågor som inte hör hemma i ett ledningsgruppsforum?
Vad innebär det att ledningsgruppen ”verkar som ett organ” och vilka krav ställer det på ledningsgruppens medlemmar?
Uppgift Lektion 7
Skapa en projektplan enligt projektdirektivet i Bilaga 2; Festen (bilagan kommer skickas ut till dig som deltar på kursen).
Uppgift Lektion 8
Använd beslutsmodellen för att ta fram ett beslutsunderlag för inköp av tjänstebilar enligt förutsättningar givna i Bilaga 3 (bilagan kommer skickas ut till dig som deltar på kursen).
