Mår du dåligt av all e-post? Här är 4 tips för att slippa det.
Mår du inget vidare efter att du har kommit tillbaka från semestern?
En av orsakerna kan vara e-post.
Forskning visar nämligen att e-post är något av det som gör att vi mår sämre och bränner ut oss.
I den här artikeln i The New Yorker berättas mer om detta.
Bland annat om ett experiment gjort i Kalifornien där man kopplade pulsmätare till 40 personer under arbetstid för att kunna mäta när deras stress gick upp.
Vad man kom fram till var att: Ju mer tid du håller på att beta av din e-mail desto mer stressad blir du.
I ett annat experiment satte man upp värmekameror som mätte hur ansiktsfärgen ändrades under en arbetsdag. Där kom man fram till att det här med att bunkra upp e-post och sedan svara många på en gång inte är en bra lösning för alla.
För de som redan är lite ängsligt lagda ökade nämligen oron under timmarna man inte kollade sin e-post. Man var helt enkelt nojig att man skulle missa en massa viktiga meddelanden som det var superbråttom att svara på.
Vi är skapta för att blir stressade av obesvarad e-post
Anledningen till att många av oss känner så är helt enkelt att det är så vi är skapta. Evolutionspsykologin har lett till att det för oss som art är viktigt att var sociala och samarbeta. Att då inte svara när någon ”talar” till dig ligger helt enkelt inte i vår natur. Och det är ingenting vi kan tänka bort. Även om du har semester och har satt autoreply som säger att du inte kommer att svara på dina mail förrän ett visst datum så kommer dina tankar ändå att vandra till inboxen under ledigheten, eller hur?
Vad forskarna kom fram till var: Organisationer ska sträva efter att minska e-postandet. Det kommer att minska stressen hos de anställda.
I Frankrike har man till och med gått så långt att i företag med fler än 50 anställda är det olagligt att maila utom arbetstid.
Vad kan man då göra för att minska e-postandet?
Här kommer 4 förslag.
1. Sätt inte upp folk i kopia-fältet om det inte är absolut nödvändigt.
2. Använd principen Gå-Ri-Ma. Alltså; Gå i första hand bort och prata med någon, Ring i andra hand och Maila först i tredje hand.
3. Ha ett bra projektledningsverktyg eller intranät. Om folk själva kan skriva upp vad de håller på med, hur långt de har kommit och vad de ska göra härnäst så undviks många ”Hur går det?”-mail.
4. Använd skicka senare funktionen i Outlook. På så sätt kan du (även om du skriver mailet utanför arbetstid) se till att det inte hamnar i kollegans inbox förrän hen jobbar.
Här ser du en fil på hur du gör det.
Sugen på att förkovra dig mer kring e-mail?
I vår utbildning Officepaket för självlärda lär du dig mer om bland annat Outlooks funktioner.
på kursen Så effektiviserar du arbetsdagen får du lära dig allt om hur du strukturerar och effektiviserar din arbetsdag och ditt mailbox hanterande.
Källa: The New Yorker
